Время - ценнейший ресурс, особенно для онлайн-школ, которые ежедневно обрабатывают десятки, а иногда и сотни заявок. Важно, чтобы лиды из различных источников быстро попадали в CRM и не терялись в процессе обработки. При этом современные инструменты и сервисы дают возможность автоматизировать большую часть рутинной работы. Однако в реальности именно процесс передачи данных между разрозненными системами (например, Google Таблицами и Битрикс24) продолжает оставаться узким местом. Это часто приводит к ошибкам, дублированию информации, а также к затягиванию времени на рутинную работу.

В этой статье мы рассмотрим, как с помощью Google Таблиц и Битрикс24 можно настроить автоматический поток лидов и обновление статусов, а также как добавить отчетность, чтобы вся команда могла оперативно следить за процессом работы с заявками.

Современные онлайн-школы используют огромное количество инструментов для работы с клиентами и потенциальными учениками. Каждый из этих инструментов - будь то формы для регистрации, платформы для проведения вебинаров, или CRM-системы - генерирует поток данных, который нужно оперативно обработать.

В таком потоке можно выделить несколько задач, которые вполне поддаются автоматизации:

• Регистрация новых заявок. Каждая новая заявка, будь то регистрация на вебинар или интерес к курсу, должна сразу попасть в CRM-систему без участия менеджеров. Без автоматизации это превращается в бессмысленную рутину. Например, когда ученик регистрируется через форму на GetCourse или Google Forms, данные автоматически передаются в Google Таблицу, откуда в свою очередь создается новый лид в Битрикс24.

• Обновление статусов. Статус лида или сделки в Битрикс24 не всегда синхронизирован с данными в таблице. Например, клиент может оставить заявку, и в CRM он будет находиться на этапе "Первичный контакт". Как только менеджер связывается с ним, статус меняется на "Согласование условий", и эта информация должна автоматически отразиться в таблице, чтобы команда могла отслеживать, на каком этапе находится работа с каждым клиентом.
• Распределение заявок. Проблемой для многих онлайн-школ является распределение заявок среди сотрудников. Например, заявки по разным курсам должны попадать к разным менеджерам. Автоматическая маршрутизация заявок позволит избежать ошибок и гарантировать, что каждый лид попадет к своему специалисту без задержек.

Автоматизация этих задач позволяет сократить время на обработку заявок и минимизировать человеческие ошибки, что в свою очередь повышает конверсию и удовлетворенность клиентов.

Для успешной автоматизации нужно правильно настроить передачу данных между Google Таблицами и Битрикс24. Основные данные, которые должны передаваться, следующие:

• Контактная информация. Безусловно, для работы с клиентом необходимо знать, кто он. Минимум – имя, телефон и email. Это позволяет менеджеру быстро связаться с клиентом и начать работу.
• Направление или интерес. В Google Таблицах часто бывает колонка, которая показывает, на какой курс или услугу человек подал заявку. Эту информацию важно передать в CRM, чтобы менеджер сразу знал, с каким продуктом он имеет дело. Например, если это курс "Английский для новичков" или "Английский для более опытных", это нужно указать в карточке лида.
• Статус обработки. Когда лид проходит различные стадии в CRM (например, "Первичный контакт", "Согласование условий", "Оплата"), важно обновить статус и в Google Таблице. Таким образом, вся команда, включая маркетологов и методистов, будет видеть актуальную информацию по каждому лиду.
• Дополнительные комментарии. Иногда формы могут собирать дополнительные данные – например, комментарии пользователя, когда ему удобно пообщаться, или особые пожелания. Эти данные также можно передавать в CRM для лучшей персонализации работы с клиентом.

Кроме того, важно, чтобы передаваемые данные были структурированы и правильно сопоставлены. Например, если в Google Таблице есть колонка "Телефон", то она должна точно соответствовать полю "Телефон" в Битрикс24, чтобы избежать ошибок при передаче данных.

Рассмотрим реальный сценарий, как работает интеграция Google Таблиц и Битрикс24 в онлайн-школе.

Шаг 1: сбор заявок.

Онлайн-школа проводит бесплатный вебинар, и все участники регистрируются через форму, например, в Google Forms. Форма собирает следующие данные:

• Имя
• Телефон
• Email

Эти данные автоматически попадают в Google Таблицу. В таблице будет несколько колонок:

• Дата заявки
• Имя
• Телефон
• Email
• Статус в CRM (например, «Новый», «Первичный контакт», «Согласование условий», «Оплата получена»)

Шаг 2: создание лида в CRM.

Как только новая заявка появляется в таблице, система автоматически передает данные в Битрикс24, создавая лид с данными из таблицы. Лид создается на стадии "Новый", и менеджер сразу видит задачу.

Шаг 3: обновление статуса в таблице.

Менеджер связывается с клиентом и переводит сделку в следующий этап, например, "Согласование условий". В этот момент интеграция автоматически обновляет статус заявки в Google Таблице, и в колонке "Статус в CRM" появляется новый статус. Таким образом, команда может следить за тем, на каком этапе находится каждый клиент.

Шаг 4: завершение процесса.

Когда сделка переходит на этап "Оплата получена", система снова синхронизирует статус с Google Таблицей, и все заинтересованные сотрудники, глядя на таблицу, видят, что клиент завершил процесс регистрации.

Шаг 5: отчеты и аналитика

Теперь представьте, что руководитель или менеджер может открыть Google Таблицу и увидеть не только информацию о клиентах, но и сгенерировать отчет по всем заявкам. В таблице можно добавить дополнительные столбцы, например:

• Сумма оплаты – отображает информацию о том, сколько было оплачено клиентом.
• Статус оплаты – помогает выделить, кто уже оплатил, а кто еще нет.

Такой подход позволяет быстро увидеть, сколько заявок перешли на этап оплаты, сколько сделок закрыты, и где еще нужно поработать с клиентами.

Пример отчетности:

• Сколько оплачено: можно легко подсчитать количество заявок на стадии "Оплата получена".
• Сколько не оплачено: те заявки, которые находятся на стадии "Согласование условий" или "Первичный контакт", можно фильтровать, чтобы понимать, сколько клиентов еще не завершили процесс.

Руководитель или маркетолог, глядя на таблицу, может оперативно увидеть общую картину по всем заявкам. Например, если из 100 заявок 40 уже оплачены, а 60 находятся на стадии "Согласование условий", то можно запланировать дополнительные действия для стимулирования оплат.

С помощью платформы Vakas-tools можно настроить автоматическую передачу данных между Google Таблицами и Битрикс24 без необходимости писать код. Cервис позволяет интегрировать различные платформы с помощью простого интерфейса. Это решение идеально подходит для онлайн-школ, которые хотят настроить автоматизацию без привлечения разработчиков.

Платформа Vakas-tools поддерживает настройку шаблонов для автоматической передачи данных, обновления статусов и формирования отчетов, что значительно экономит время и усилия сотрудников.

Автоматизация потока лидов из Google Таблиц в Битрикс24 не только помогает ускорить процесс обработки заявок, но и повышает точность данных. Синхронизация статусов между системами позволяет команде легко отслеживать, на каком этапе находится каждая заявка, а наличие автоматических отчетов помогает руководителям и менеджерам принимать оперативные решения, базируясь на актуальной информации.

Преимущества такой автоматизации:

• Сокращение времени на обработку заявок.
• Исключение ошибок, связанных с ручным вводом данных.
• Прозрачность работы команды, благодаря доступным отчетам.
• Повышение конверсии за счет более быстрой реакции на заявки и платежи.

С помощью решения без кода, такого как Vakas-tools, онлайн-школы могут настроить такую систему без необходимости глубоких технических знаний, что делает процесс автоматизации доступным для всех.