Организация онлайн-курсов и вебинаров требует значительных усилий в плане коммуникации с участниками. Одним из ключевых элементов успешной работы является отправка писем с важной информацией, такими как подтверждения регистрации, напоминания о начале мероприятия и последующие материалы. Без автоматизации эти процессы могут стать рутинными и привести к упущенным возможностям.

В этом контексте важной задачей становится интеграция GetCourse с внешними рассылочными сервисами, чтобы передавать данные о регистрации, дате вебинара и контактах участников, а также настроить автоматическую цепочку писем с учётом времени. В этой статье мы объясним, как можно настроить такую автоматизацию с помощью платформы Vakas-tools, которая позволяет интегрировать различные сервисы без написания кода и обеспечить эффективную работу с участниками.

Когда вы запускаете вебинар или курс, важно заранее продумать, какие задачи можно автоматизировать, чтобы не тратить время на рутинную работу и избежать ошибок. В случае с вебинарами и курсами основными задачами, которые нужно автоматизировать, являются:

• Регистрация и автоматическое подтверждение

Это первое, что должен получать участник после регистрации - автоматическое письмо с подтверждением, которое не только сообщает, что регистрация прошла успешно, но и дает всю информацию для участия в мероприятии (дата, время, ссылка на вебинар). Без автоматизации вы рискуете забыть отправить подтверждение или сделать это с опозданием.

• Напоминания, которые не забудет никто

Напоминания об открытии доступа к вебинару или курсу - это обязательный элемент взаимодействия с участниками. Напоминания могут быть отправлены за день до вебинара, за несколько часов до начала и непосредственно в день вебинара. Автоматизация помогает избежать забытых писем или отправки информации не в тот момент.

• Подтверждения и материалы после завершения

После завершения вебинара или курса необходимо отправить письма с записями, ссылками на материалы и предложениями по дальнейшему обучению. Это также важно делать автоматически, чтобы не тратить время на ручную отправку.

• Сегментация и персонализация предложений

Важно учитывать, кто из участников заинтересован в следующих курсах или вебинарах, кто был активен, а кто, возможно, не открыл письма. Автоматизация помогает на основе действий участника (открытие писем, регистрация, посещение вебинара) отправлять персонализированные предложения.

Для настройки правильной и эффективной автоматической рассылки необходимо передавать определенные данные между системами. Если данные не будут переданы корректно, система может отправить участникам неверную информацию или отправить письма не в тот момент.

Какие данные важны для успеха автоматизации?

• Данные о пользователях

Важно передавать такие данные, как имя, email и телефон. Это необходимо для персонализации письма и отправки информации, релевантной каждому участнику. Например, письмо с напоминанием может содержать имя участника и персонализированное сообщение о предстоящем вебинаре.

• Дата и время вебинара

Это данные, которые определяют, когда отправлять напоминания и следить за тем, чтобы письма не были отправлены с опозданием. Например, если вебинар проходит через неделю, напоминание должно быть отправлено за день до начала.

• Регистрация и посещаемость

Важно понимать, зарегистрировался ли пользователь на вебинар или курс, пришел ли он на мероприятие и, если не пришел, отправить письмо с записью. Эта информация поможет настроить правильные цепочки писем.

• Активность пользователя

Если участник открыл письмо, кликнул по ссылке или посетил вебинар, это поможет вам точно настроить, какие письма отправить в дальнейшем. Например, можно настроить цепочку, которая будет отправлять письма с более подробной информацией для тех, кто не открыл письмо с подтверждением.

Правильная передача этих данных из GetCourse в рассылочный сервис позволит автоматизировать весь процесс.

Как настроить все шаги правильно
Возьмем практический пример - настройку автоматической рассылки для вебинара. Рассмотрим, как это можно сделать с помощью платформы Vakas-tools.

1) Регистрация и передача данных в рассылочный сервис. Как только участник регистрируется на вебинар через GetCourse, его данные (имя, email, дата и время вебинара) автоматически передаются в выбранный рассылочный сервис (например, Notisend или SendPulse). Таким образом, вся информация, необходимая для отправки писем, собрана и готова для обработки.

2) Цепочка писем с «умными» таймерами. С помощью Vakas-tools настраиваем автоматическую цепочку писем:

• Первое письмо (при регистрации): с подтверждением, с информацией о вебинаре, ссылки на материалы для подготовки.
• Второе письмо (напоминание за день): отправляется за день до вебинара, напоминая о событии и ссылка для подключения.
• Третье письмо (напоминание за несколько часов): за 1-2 часа до начала вебинара приходит последняя информация.
• Четвертое письмо (после вебинара): автоматически отправляется запись вебинара и дополнительные материалы.

3) Сегментация участников. Важно правильно сегментировать участников в зависимости от их активности. Используя Vakas-tools, можно автоматически определить, кто посетил вебинар, а кто нет. Например:

• Посетившие вебинар получат специальное предложение на обучение.
• Не посетившие вебинар - письмо с записью и предложением о регистрации на следующий вебинар.

Таким образом, автоматизация рассылок с помощью Vakas-tools позволяет вам управлять всей коммуникацией с минимальными усилиями.

Как и в любом процессе, автоматизация рассылок может привести к ошибкам. Вот несколько распространённых проблем и решений.

Ошибка №1: Неверная передача данных
Проблема: если данные о вебинаре или участнике передаются с ошибками, письма могут быть отправлены не вовремя или с неправильной информацией.
Решение: перед запуском протестируйте интеграцию между GetCourse и рассылочным сервисом. Настройте автоматическую проверку данных перед отправкой.

Ошибка №2: Письма идут не по плану
Проблема: письма могут быть отправлены с опозданием или не в том порядке, в котором вы планировали.
Решение: убедитесь, что в платформе, которую вы используете для автоматизации, можно настроить точное время отправки писем. Все письма должны быть привязаны к триггерам, которые активируются по расписанию.

Ошибка №3: Плохая сегментация
Проблема: те участники, кто не пришёл на вебинар, получают письма с предложениями по записи на курс, хотя они, возможно, не заинтересованы.
Решение: используйте платформу, которая позволяет настроить автоматическую сегментацию участников на основе их активности. Так вы сможете отправлять каждому сегменту наиболее релевантные письма.

Автоматизация - это не просто модный тренд, а необходимый инструмент, который помогает онлайн-школам управлять большими потоками информации и участников. Вы должны подумать о внедрении платформы для автоматизации, если:

• У вас много участников на вебинарах или курсах.
• Нужно настроить персонализированные рассылки, основываясь на действиях пользователей.
• Вы хотите уменьшить количество ошибок и улучшить опыт пользователей.

Платформы типа Vakas-tools позволяют настроить все эти процессы без необходимости написания кода, что делает их доступными для пользователей, которые хотят автоматизировать свои бизнес-процессы с минимальными техническими усилиями.

Автоматизация рассылок помогает онлайн-школам и организаторам вебинаров сделать взаимодействие с участниками более эффективным, точным и персонализированным. Платформы, такие как Vakas-tools, позволяют интегрировать GetCourse и внешние рассылочные сервисы, настраивая цепочки писем «по таймеру» без необходимости писать код. Это значительно упрощает процесс, помогает избежать ошибок и делает коммуникацию с участниками более персонализированной.