Работа с онлайн-школами всегда связана с рутиной: обработка заявок, регистраций на вебинары и контроль оплат. Лично я сталкивался с тем, что команда тратит часы на ручной перенос данных из GetCourse в CRM. Иногда используют костыли, иногда делают всё вручную - это неэффективно и отвлекает от более важных задач, например, разработки новых курсов или общения с клиентами.

Чтобы упростить процесс, я стал искать инструмент для автоматизации и остановился на Vakas-tools. Даже если вы слышали о нём раньше, мой опыт может дать полезные идеи.

Первое, что я сделал - автоматическую передачу новых заявок. Когда пользователь оставляет заявку на курс, она моментально создаёт сделку в amoCRM, а менеджер сразу получает задачу. Это позволяет работать без задержек и исключает ошибки при ручном переносе данных.

Важный момент - все сведения попадают в правильные поля: имя, e-mail, телефон, название курса.

Кроме этого, я настроил автоматическую передачу:

• Платёжной информации: сумма, дата и способ оплаты. Этап воронки меняется в зависимости от статуса платежа.
• Тегов и статусов: «зарегистрировался», «оплатил», «не оплатил». Это помогает сегментировать аудиторию и запускать целевые рассылки.
• Истории действий менеджеров: звонки, письма и задачи сохраняются в карточке клиента.
• Данных о вебинарах: кто участвовал, сколько времени провёл на эфире, тип вебинара (живой, повторный или автоматический).

Также я добавил автоматическую проверку дублирующихся заявок. Это полезно, когда клиент случайно заполняет форму несколько раз - система сразу объединяет данные, чтобы не засорять базу.

Один из проектов был особенно насыщенным: несколько вебинаров (живые и авто), лид-магниты, разные формы заявок, несколько воронок продаж. Цель - собрать всю информацию в amoCRM, чтобы менеджеры работали с чистой базой, а система сама распределяла заявки.

Как я действовал:

1. Разделение источников - создал отдельные процессы для анкет, бесплатных материалов, заказов и вебинаров.
2. Фильтры и правила обработки - учитывал статус оплаты, наличие ответственного и тип вебинара. Частично оплаченные заказы шли в одну воронку, отменённые - в другую, автооплаты обрабатывались отдельно.
3. Данные о вебинарах - длительность участия, активность и тип вебинара автоматически передавались в amoCRM для анализа поведения участников и сегментации аудитории.
4. Передача анкет - ответы клиентов попадали в примечания к сделке, исключая ручное копирование.
5. Автоматизация задач - если клиент не оплатил курс в течение 30 дней, создавалась задача для менеджера, а заказ автоматически отменялся.

Дополнительно я добавил отслеживание повторных клиентов. Например, если человек уже проходил один курс, система автоматически помечает его, чтобы менеджер мог предложить апсейл или скидку на новый курс.

1. Продумывайте структуру заранее - хаотичные воронки усложняют автоматизацию.
2. Прописывайте все исключения - автооплаты, частичные заказы, отмены должны быть учтены.
3. Следите за вебхуками - иногда GetCourse не отправляет данные, важно контролировать ошибки.
4. Сделайте систему гибкой - новые продукты или формы должны легко интегрироваться без полной переделки.
5. Анализируйте данные регулярно - собирайте статистику по активности участников, оплатам и эффективности форм, чтобы оптимизировать процесс.

Я реализовал все процессы через Vakas-tools без программирования. Основное правило успешной автоматизации - логика и структура процессов. Чем чётче всё продумано, тем меньше ошибок и больше времени на развитие школы.