Почему на старте онлайн-школы не обязательно покупать CRM

Когда эксперт запускает первый онлайн-курс или проверяет гипотезу нового продукта, главная задача - не «идеальная система», а порядок в заявках и деньгах. Полноценные CRM вроде amoCRM или Битрикс24 часто оказываются избыточными: сложные интерфейсы, платные тарифы, настройка через интеграторов.

При этом задачи на старте почти всегда одинаковые:

• сохранить все заявки в одном месте;
• понимать, кто оплатил, а кто нет;
• видеть, на каком этапе находится ученик;
• не терять данные из-за ручного копирования.

Google Таблицы решают эти задачи без вложений. Это простой инструмент, который легко превратить в базовую CRM и при необходимости доработать под рост проекта.

Использование Google Sheets вместо CRM даёт несколько практических преимуществ:

• Нулевые затраты - не нужно платить за лицензии и пользователей
• Минимальный порог входа - интерфейс знаком большинству
• Гибкость - вы сами решаете, какие поля и статусы нужны
• Прозрачность - все данные перед глазами, без скрытых логик
• Готовность к росту - структурированные данные легко перенести в CRM позже
• Интеграции - через Vakas-tools таблицы можно связать с формами, платёжными системами и рассылками Подробно о том, как настроить автоматическую передачу данных, авто-рассылки и выгрузку отчётов в Google Таблицы, читайте в инструкции по интеграции с Google Таблицами.

По сути, вы получаете рабочую систему учёта без технической перегрузки.

Шаг 1. Создание логичной структуры
Начните с одной Google Таблицы и основного листа, например «Заявки». В нём стоит заранее продумать колонки:

• Имя клиента
• Телефон
• Email
• Продукт / курс
• Источник заявки (лендинг, квиз, соцсети и т.д.)
• Дата и время заявки
• Статус клиента
• Комментарии или заметки менеджера

Для статусов удобно использовать выпадающий список:

• Новая заявка
• Связались
• Оплачено
• На обучении
• Завершил курс

Так таблица сразу начинает работать как воронка продаж.

💡 Совет: если курсов несколько, можно либо добавить колонку «Курс», либо создать отдельные листы и связать их фильтрами.

Шаг 2. Автоматический приём заявок без ручного ввода
Ручное копирование данных - главный источник ошибок и потерь. Чтобы этого избежать, заявки должны попадать в таблицу автоматически.

Через Vakas-tools можно настроить передачу данных:

• из квизов;
• Google Forms;
• лендингов;
• сервисов с прямой интеграцией;
• любых платформ через вебхуки.

Схема работы простая:

1. Клиент оставляет заявку в форме
2. Данные поступают в Vakas-tools
3. Вы указываете нужную Google Таблицу и соответствие полей
4. Новая строка автоматически появляется в таблице

Результат - все лиды собираются в одном месте, без задержек и потерь.

Шаг 3. Автоматическое обновление статуса после оплаты
Когда заявки начинают оплачиваться, особенно важно не путаться в оплатах. Через Vakas-tools можно связать Google Таблицы с платёжными системами.

Что это даёт:

• при оплате приходит вебхук от платёжки;
• система находит нужного клиента по email или телефону;
• в таблице автоматически меняется статус на «Оплачено»;
• дополнительно можно записывать сумму и дату платежа.

Так Google Таблица превращается не просто в список заявок, а в полноценный учёт продаж.

Шаг 4. Учёт обучения и прогресса учеников
Для онлайн-школ важно понимать, кто реально проходит обучение. Для этого можно создать дополнительный лист, например «Обучение» или «Прогресс».

В нём фиксируют:

• пройденные уроки;
• выполненные задания;
• результаты тестов;
• выдачу сертификатов;
• дату завершения курса.

Если платформа или сервис обучения позволяет передавать данные - прогресс можно отмечать автоматически. Если нет, таблица всё равно остаётся удобным центром контроля.

Чтобы система работала стабильно, важно заранее определить ключевые данные:
Контакты

• имя;
• телефон;
• email.

Данные о заявке

• продукт;
• дата и источник;
• менеджер (если есть).

Финансы

• факт оплаты;
• сумма;
• дата платежа.

Обучение

• текущий этап;
• завершение;
• сертификат.

Автодействия

• отправка доступа;
• письма и напоминания;
• уведомления менеджеру.

Чем точнее настроена передача данных, тем меньше ручной работы остаётся в будущем.

Небольшая онлайн-школа готовит учеников к ЕГЭ. Средний чек невысокий, поток заявок идёт из квизов и соцсетей. Платная CRM пока нецелесообразна.

Решение выглядело так:

• создана Google Таблица с заявками;
• квизы подключены через Vakas-tools - все данные падают автоматически;
• оплата проходит через платёжную систему, статус обновляется автоматически;
• после оплаты ученик получает письмо с доступом;
• менеджер видит неоплаченные заявки и связывается с ними;
• по завершению курса в таблице фиксируется результат.

В итоге школа получила:

• единое пространство для всех данных;
• отсутствие ручной рутины;
• контроль заявок и оплат;
• готовую систему для масштабирования.

Такой подход отлично работает, если:

• у вас до 100–150 заявок в месяц;
• небольшой штат или вы работаете самостоятельно;
• заявки приходят из форм, квизов и соцсетей;
• важно сократить расходы;
• пока нет необходимости в сложной CRM.

На этом этапе Google Таблицы с автоматизацией закрывают 80% задач онлайн-школы.

• CRM без ежемесячных платежей
• Автоматический сбор заявок и оплат
• Порядок в данных с первого дня
• Гибкую систему под свои процессы
• Готовую базу для роста и масштабирования

Google Таблицы могут стать надёжным фундаментом для онлайн-школы, если использовать их грамотно. А в связке с Vakas-tools они превращаются в автоматизированную систему, которая экономит время, снижает количество ошибок и помогает выстраивать бизнес-процессы уже на старте, без лишних затрат и технической сложности.