Онлайн-школы сталкиваются с рядом сложных процессов, которые требуют внимания и времени. Увеличение числа клиентов, продаж и образовательных продуктов приводит к тому, что задачи по обработке заказов, оплат и взаимодействию с клиентами часто становятся рутинными и трудоемкими. Чтобы не тратить ценное время на ручную работу, эффективным решением становится автоматизация.

В этой статье мы рассмотрим, как с помощью интеграции Prodamus и Битрикс24 можно настроить автоматическое создание сделок, обработку частичных оплат и предоплат, а также управлять тегами и статусами для менеджеров, упрощая рабочие процессы и повышая эффективность бизнеса.

Существует множество операций, которые можно автоматизировать для оптимизации работы онлайн-школы. Рассмотрим основные из них.

• Автоматическое создание сделок после оплаты

Когда клиент оплачивает курс, важно, чтобы эта информация немедленно попадала в CRM-систему. Процесс создания сделки должен быть автоматизирован, что исключает вероятность ошибок при ручном внесении данных и помогает сразу назначить менеджера на работу с клиентом.

• Обработка частичных оплат

Во многих случаях клиенты могут оплачивать курс частями. Система должна автоматически отслеживать суммы платежей и обновлять информацию в CRM. Также важно, чтобы менеджеры получали уведомления о каждом поступившем платеже и своевременно связывались с клиентом для завершения оплаты.

• Работа с предоплатами и отменами

Предоплаты также требуют отдельного подхода. Когда клиент вносит предоплату за курс, система должна фиксировать это в CRM и устанавливать специальный статус, который будет напоминать менеджеру о необходимости завершить сделку в будущем. В случае отмены заказа или возврата денежных средств, система должна автоматически обновить статус и обеспечить правильное отражение всех данных.

• Обновление статусов сделок и тегов для менеджеров

Для удобства работы с клиентами, важно, чтобы статус каждой сделки автоматически обновлялся в зависимости от этапа, на котором находится заказ. Например, если клиент не завершил оплату или запросил возврат, система должна моментально отражать эти изменения в CRM и уведомлять менеджера о статусе сделки.

Интеграция Prodamus и Битрикс24 требует передачи множества данных между платформами для корректной работы всей системы. Рассмотрим, какие именно данные должны передаваться между системами для эффективного управления заказами и клиентами.

1. Данные о клиенте

• Имя, фамилия и контактная информация
• История взаимодействия с клиентом (чаты, звонки, письма)
• Продукты, которые клиент приобрел или купил в прошлом
• История заказов и предпочтений клиента

2.Информация о платеже

• Сумма и дата оплаты
• Статус платежа (успешный, частичный, отменен)
• История транзакций, включая возвраты и отмены

3.Данные о сделке

• Статус сделки: новая, оплачена, ожидает, отменена
• Информация о менеджере, который ведет сделку
• Данные о назначенных задачах и действиях менеджера

Когда эти данные передаются между системами, менеджеры получают полную картину о клиенте и его заказах, что помогает оперативно принимать решения и избегать ошибок.

Рассмотрим реальный пример, как интеграция Prodamus и Битрикс24 помогает автоматизировать обработку заказов и оплат в онлайн-школе, улучшая клиентский опыт и ускоряя работу команды.

Проблема:
Анна, основательница онлайн-школы по программированию, столкнулась с рядом проблем, связанных с ручной обработкой заказов и оплат. Каждый месяц количество студентов увеличивалось, и процессы стали слишком громоздкими. Каждый раз, когда студент осуществлял оплату через Prodamus, ей и её команде приходилось вручную вносить все данные о платеже в CRM-систему Битрикс24, обновлять статусы заказов, а также проверять, была ли полная или частичная оплата. Эти процессы отнимали много времени, и порой создавались ошибки, когда данные не обновлялись вовремя.

Особенно сложной была работа с частичными и предоплатами. Клиенты часто выбирали рассрочку или предоплату, и это требовало особого подхода в системе. Из-за ручной обработки часто возникали недоразумения с клиентами, которые забывали доплатить или не понимали, какой статус их заказа. Возвраты и отмены также занимали много времени, так как эти процессы не были интегрированы с системой.

Стало очевидно: без автоматизации бизнесу будет сложно масштабироваться. Требовалось решение, которое исключит человеческий фактор и упростит процессы.

Цель:
Эксперт поставила перед собой несколько важных целей:

1. автоматизировать создание сделок в Битрикс24 сразу после оплаты через Prodamus;
2. корректно обрабатывать полные, частичные оплаты и предоплаты;
3. синхронизировать данные о клиентах и заказах в реальном времени;
4. настроить автоматические уведомления для менеджеров.

Задачи:

1. Настроить автоматическое создание сделок в Битрикс24 после успешной оплаты через Prodamus.
2. Обработать частичные и предоплаты, синхронизируя все статусы и суммы в CRM.
3. Создать систему автоматических уведомлений для менеджеров, чтобы они могли вовремя реагировать на изменения статуса заказа.

Решение:
Для интеграции Prodamus и Битрикс24 была выбрана платформа Vakas-tools. Решение позволило без программирования настроить синхронизацию платёжной системы и CRM.
Теперь при оплате через Prodamus данные автоматически передаются в CRM: создаётся сделка, обновляются статусы, менеджеры получают уведомления.

• Автоматическое создание сделок в CRM:

Как только клиент осуществлял оплату через Prodamus, вся информация о платеже - сумма, дата, способ оплаты - автоматически передавалась в Vakas-tools, который синхронизировал эти данные с Битрикс24. В CRM создавалась сделка с полными данными о заказе, и менеджеры получали уведомление о новом платеже. Теперь им не нужно было вручную обновлять информацию, что сокращало время на обработку заказов.

• Обработка частичных и предоплат:

Система теперь автоматически отслеживала, сколько осталось оплатить, если клиент вносил частичную оплату. Статус сделки в CRM менялся на «Ожидает оплаты», а когда оставшаяся сумма поступала, сделка автоматически обновлялась на «Оплачено». Это устраняло недоразумения, которые раньше возникали из-за ручной работы с частичными платежами.

• Синхронизация статусов и данных:

Вся информация о платеже - сумма, способ оплаты и статус (успешный, частичный, отменённый) - синхронизировалась между Prodamus и Битрикс24 в реальном времени. Теперь менеджеры могли видеть актуальный статус каждой сделки и знать, на каком этапе находится процесс. Когда клиент отменял заказ или запрашивал возврат средств, это сразу же отражалось в CRM, и менеджер мог оперативно связаться с клиентом для решения вопроса.

• Автоматические уведомления для менеджеров:

Настроили автоматические уведомления в Битрикс24. Если клиент вносил предоплату или частичную оплату, менеджеры получали уведомление, что сделка ещё не завершена и нужно связаться с клиентом. Это значительно ускорило процесс обработки заказов и обеспечило своевременное выполнение обязательств перед клиентами.

Результат:
Через несколько недель после внедрения интеграции с Vakas-tools, Анна заметила существенные улучшения в работе своей команды. Вот какие изменения произошли:

1. Снижение времени на обработку заказов: менеджеры больше не тратили время на создание сделок вручную и проверку данных о платеже. Вся информация была синхронизирована в реальном времени, и они могли быстро перейти к следующей задаче.
2. Минимизация ошибок: с автоматической синхронизацией данных о платеже и статусов сделок количество ошибок, связанных с ручным вводом данных, было сведено к минимуму. Проблемы с частичными оплатами и возвратами также исчезли, так как вся информация обновлялась автоматически.
3. Упрощение работы с частичными и предоплатами: теперь система точно отслеживала, сколько ещё нужно заплатить, и меняла статус сделки в CRM. Менеджеры могли легко следить за процессом, не беспокоясь о том, что какая-то информация может быть упущена.
4. Улучшение клиентского опыта: студенты начали получать точную информацию о статусах своих заказов, а менеджеры могли быстро реагировать на их запросы, так как вся информация о платеже была уже обновлена в CRM.
5. Прозрачность процессов: эксперт могла в любой момент узнать, какой статус у каждого заказа, сколько осталось заплатить или был ли заказ отменён. Это дало ей полное представление о текущих делах школы и позволило легко планировать дальнейшие действия.

Использование Vakas-tools для интеграции Prodamus и Битрикс24 позволило онлайн-школе избавиться от рутинных задач, улучшить клиентский сервис и значительно повысить эффективность работы команды. Школа продолжила расти, и Анна теперь уверена, что система справится с увеличением объема заказов в будущем.

Для многих онлайн-школ важно, чтобы интеграция Prodamus и Битрикс24 была настроена быстро и без необходимости написания сложного кода. Платформа Vakas-tools предоставляет решение для этой задачи, предлагая нативную интеграцию без необходимости заниматься программированием. С помощью Vakas-tools можно настроить все необходимые процессы автоматизации, такие как передача данных о заказах, изменениях статусов и уведомления для менеджеров, без глубоких технических знаний.

Интерфейс Vakas-tools позволяет подключать и настраивать системы через простые шаги, что делает этот инструмент идеальным решением для онлайн-школ, которые хотят автоматизировать процессы, но не имеют в своем штате программистов. Благодаря такому подходу, можно легко связать Prodamus и Битрикс24, создав цепочку автоматизации, которая будет работать стабильно и безошибочно.

Несмотря на множество преимуществ автоматизации, существует несколько распространенных ошибок, которые могут возникнуть при настройке интеграции. Рассмотрим, что нужно учесть при подключении платформы и как избежать проблем.

Ошибки в передаче данных
Чтобы избежать ошибок в передаче данных между сервисами, важно тщательно настроить поля и соответствие данных в Prodamus и Битрикс24. Например, неправильное отображение статуса оплаты или потеря информации о клиенте может привести к сбоям в процессе.

Неоптимизированная настройка уведомлений
Если уведомления о статусах заказов или платежей не настроены должным образом, менеджеры могут упустить важные моменты. Нужно тщательно продумать, какие уведомления должны приходить в CRM, чтобы каждый шаг клиента был отслеживаем.

Интеграция Prodamus и Битрикс24 с использованием платформы Vakas-tools позволяет онлайн-школам оптимизировать процесс обработки заказов и оплат. Автоматизация этих задач помогает избежать ошибок, ускорить работу команды и улучшить клиентский опыт. Важно правильно настроить обмен данными между системами, чтобы все процессы шли гладко. Использование Vakas-tools позволяет сделать эту интеграцию простой и доступной, даже без необходимости писать код, что делает процесс доступным для владельцев онлайн-школ и их технических специалистов.