Представьте школу, где каждый новый студент получает нужные материалы вовремя, не потому что менеджер успел, а потому что система отработала событие. Где мотивационные письма приходят не из шаблона по пятницам, а в момент, когда человек действительно выпал из процесса.

Сегодня работа с пользователем — это уже не просто "сделать рассылку". Это настройка тонкой цепочки событий и откликов. Чем больше школа, тем сильнее становится разрыв между CRM, платформой и рассылками. И именно здесь автоматизация событийной логики перестаёт быть красивым дополнением и становится ядром операционной эффективности.

В этой статье — о том, какие задачи стоит отдавать автоматике, как синхронизировать данные между сервисами и как всё это можно реализовать без разработчиков и внешних интеграторов.

Вот неполный список типовых задач, которые можно перевести на автопилот:

1. Онбординг нового ученика: отправка приветственного письма, инструкции по платформе, чек-листов, контактов куратора.
2. Напоминания: о предстоящих занятиях, дедлайнах, неоткрытых уроках.
3. Оплаты и продления: автоматические письма после оплаты, напоминания о скором завершении доступа.
4. Мотивационные касания: письма при первых успехах, завершении модулей, падении активности.
5. Сбор отзывов: автоматическое письмо после завершения курса с просьбой оставить отзыв.
6. Повторные продажи: предложение нового курса через 2 недели после окончания текущего.
7. Сегментация учеников: разный подход к активным, неактивным, VIP-клиентам.

Каждая из этих задач решается через настройку событийных триггеров между системами: CRM отслеживает факт, email-сервис выполняет коммуникацию.

Для построения эффективной системы триггерных писем важно обеспечить передачу следующих данных из CRM в email-сервис:

• Статусы клиента: "оплатил", "не открыл урок", "прошёл модуль".
• События: "зарегистрировался", "перешёл по ссылке", "просрочил домашку".
• Дата события: чтобы можно было задать отложенную отправку (например, через 3 дня после регистрации).
• Индивидуальные переменные: имя, курс, тариф, дата старта — для персонализации писем.

Также важно уметь обновлять переменные — например, статус "проходил курс" меняется на "завершил", а дата последнего визита обновляется при каждом логине. Именно это позволяет сделать автоматизацию "живой" и реагирующей на реальные действия пользователей.
Если данные из CRM не обновляются или передаются с задержкой — автоматизация превращается в фрагментарную.

Рассмотрим практический кейс школы английского языка, где обучение проходит на платформе GetCourse, CRM-система — Битрикс24, а для рассылок используется SendPulse.

До внедрения автоматизации многие процессы были ручными: после регистрации менеджеры создавали карточки вручную, отправляли welcome-письма, следили за оплатами, напоминали про уроки. Это часто приводило к ошибкам и потерям учеников.

Теперь же весь процесс работает как единый сценарий, что значительно повысило эффективность работы школы. После регистрации на сайте данные нового студента автоматически попадают в CRM, где создаётся карточка. В этот момент срабатывает триггер, который передаёт информацию в SendPulse через webhook. Сразу же отправляется первое письмо с приветствием, доступом к платформе GetCourse и инструкцией, как начать обучение. На старте предоставляется бесплатный демо-урок, чтобы ученик мог оценить качество контента и принять решение о дальнейшем обучении.

Через два дня система автоматически проверяет активность ученика: заходил ли он в личный кабинет и открыл ли первый урок. Если нет, срабатывает триггер, и студент получает мягкое напоминание с поддержкой и подсказкой, как приступить к обучению. Если же урок был начат, система продолжает работать по другой ветке, вовлекая студента в дальнейшее обучение.
После того как студент оплачивает курс, система обновляет статус в CRM, что автоматически запускает следующее событие — отправляется письмо с благодарностью за оплату и открывается доступ к следующему блоку уроков на платформе GetCourse. Таким образом, студент сразу получает доступ к продолжению курса, не дожидаясь ручного вмешательства менеджера.

Каждое воскресенье система собирает данные об активности ученика за неделю: сколько уроков он прошёл, сколько времени потратил на обучение, какие темы изучил. Это письмо приходит автоматически и помогает поддерживать мотивацию студентов, особенно тех, кто учится нерегулярно.

Когда ученик доходит до середины курса, система автоматически отправляет поздравление и предложение на апгрейд: скидку на следующий уровень или персональный бонус. Если же студент стал неактивным — например, не заходил на платформу неделю — включается другая логика: отправляется письмо от куратора с тёплой поддержкой и предложением вернуться к обучению.

После завершения всех модулей курса система автоматически отправляет письмо с сертификатом и просьбой оставить отзыв. Если спустя 14 дней ученик ещё не записался на следующий курс, ему приходит напоминание с приглашением на новый уровень обучения.

Вся эта логика автоматизирована с помощью no-code-инструмента, который интегрирован с CRM и платформой. Теперь менеджеры не тратят время на рутинные задачи и могут сосредоточиться на более важных аспектах работы — развитии продукта и улучшении методики преподавания. Система работает стабильно, процессы настроены так, чтобы каждый ученик получал внимание в нужный момент, а команда школы могла направить усилия на создание качественного контента и взаимодействие с клиентами.

Раньше подобную связку можно было реализовать только через разработчика: API, вебхуки, обработка данных. Это долго, дорого и требует сопровождения.
Теперь появился инструмент для "сборки" процессов без программирования — Vakas-tools.

Это визуальный конструктор сценариев, где вы подключаете CRM, рассылку и другие сервисы (включая Telegram, LMS-платформы), настраиваете триггеры по событиям и передаёте нужные поля. Всё работает по принципу «если → то», но с расширенной логикой: можно задать условия, фильтры, ветвление.

Особенности:

• Поддержка нативных интеграций с SendPulse, Selzy, DashaMail.
• Возможность обрабатывать данные на входе (например, форматировать дату или имя).
• Хранение сценариев, логов и журналов событий.
• Совместимость с платформами онлайн-обучения (через API или вебхуки).

Таким образом, вы можете выстроить полноценную событийную модель взаимодействия с клиентом.

Связка CRM и email-сервисов превратилась в базовый навык эффективного бизнеса, а не в «ещё одну фишку». Когда автоматизация настроена грамотно, вы получаете не просто экономию часов работы менеджеров, а мощный инструмент роста: учащиеся остаются вовлечёнными, конверсия вырастает, а команда фокусируется на совершенствовании курса.

Чтобы автоматизация работала на вас, начните с простых сценариев: дайте ученику пробный урок, напишите тёплое welcome-письмо, продумайте одно напоминание и одно мотивационное касание. Оцените результаты, внесите коррективы и постепенно расширяйте логику. Такой поэтапный подход поможет избежать ошибок и обеспечит стабильный рост ключевых метрик.

Внедряя no-code-инструменты вроде Vakas-tools, вы освобождаете ресурсы на развитие продукта и вовлечение студентов. Автоматизация становится не опциональным дополнением, а фундаментом для масштабирования и повышения качества обучения — залогом того, что каждый ученик получает поддержку именно тогда, когда это важно.